Données personnelles

Politique de confidentialité

L'association Le 68ème Impérial attache de l'importance à la protection de vos données personnelles. Cette page explique quelles données nous collectons quand vous vous portez volontaire, candidatez comme exposant, vous inscrivez au concours cosplay, venez en tant qu'invité ou nous écrivez : pourquoi, qui y accède, où elles sont hébergées, combien de temps nous les gardons, et quels sont vos droits.

Responsable de traitement

Le responsable du traitement est l'association Le 68ème Impérial, 2A rue de la Lauch, 68000 Colmar, immatriculée sous le SIRET 792 177 321 00025, représentée par son président Johann Haas. Pour toute question relative à vos données, écrivez à direction@sf-connexion.fr.

Ce que ce site ne fait pas

Autant le dire d'emblée, car cela conditionne le reste :

il n'y a aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience sur ce site : ni Google Analytics, ni pixel de réseau social, ni régie ;
les polices de caractères sont servies depuis notre propre domaine, et non appelées chez un tiers : consulter le site n'envoie votre adresse IP à personne d'autre que notre hébergeur ;
aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée, ni utilisée à des fins publicitaires ;
il n'y a aucune décision automatisée : une candidature est toujours examinée par des personnes.

Données collectées, selon qui vous êtes

Si vous vous portez bénévole

votre identité et vos coordonnées (nom, prénom, date de naissance, e-mail, téléphone, ville) ;
vos disponibilités, les pôles où vous souhaitez aider, les langues que vous parlez ;
des informations d'intendance (taille de t-shirt, inscription aux repas et préférences alimentaires, covoiturage, hébergement) ;
un contact à prévenir en cas d'urgence ;
si vous êtes mineur, les coordonnées de votre représentant légal et son autorisation écrite ;
si vous choisissez de nous les communiquer, les besoins d'aménagement de votre mission (station assise, port de charges, pauses). Ces informations peuvent constituer des données de santé et ne sont traitées qu'avec votre consentement explicite, dans le seul but d'adapter votre affectation.

Si vous candidatez comme exposant

l'identité de votre structure (raison sociale ou nom de l'association, description, logo, site et réseaux) et les coordonnées de son responsable (nom, e-mail, téléphone) ;
les caractéristiques du stand demandé et vos besoins techniques ;
les justificatifs que vous déposez : pièce d'identité du responsable du stand et, pour les structures immatriculées, extrait Kbis ;
le suivi financier de votre participation : devis, facture, règlements reçus ;
les échanges et notes internes de suivi liés à votre candidature. Ces notes servent à l'organisation du salon d'une édition à l'autre ; vous pouvez en demander la communication.

Si vous vous inscrivez au concours cosplay

votre identité et vos coordonnées (nom, e-mail, téléphone, date de naissance), la taille de votre groupe ;
la catégorie visée, le personnage et l'œuvre représentés, la description de votre costume ;
votre autorisation, distincte et facultative, d'utiliser votre image pour la communication du salon. Le refus n'empêche pas de concourir.

Si vous êtes invité du salon

votre identité, votre nom de scène, votre biographie et votre photographie, publiés sur le site avec votre accord ;
les informations nécessaires à votre venue : transport, hébergement, restauration et éventuelles contraintes alimentaires, ainsi que votre feuille de route.

Si vous faites partie de l'organisation

Un compte est créé avec votre e-mail et votre nom. La connexion se fait par un code à six chiffres envoyé par courriel : il n'y a pas de mot de passe à retenir, ni à stocker. Les actions effectuées dans le back-office sont journalisées (qui a modifié quoi, et quand), afin de pouvoir retracer une erreur.

Si vous consultez simplement le site

Aucun compte, aucun formulaire, aucun traceur. Notre hébergeur conserve des journaux techniques de connexion (adresse IP, page demandée, date), nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du service.

Bases légales

Candidature bénévole : votre consentement (art. 6.1.a du RGPD), recueilli au moment de la candidature. Les éventuelles données de santé reposent sur votre consentement explicite (art. 9.2.a). Vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause les traitements déjà effectués.
Candidature et participation d'un exposant : l'exécution du contrat et les mesures précontractuelles (art. 6.1.b). La vérification de l'identité du responsable de stand et de l'existence de la structure repose sur l'intérêt légitime de l'association à savoir qui elle accueille (art. 6.1.f).
Factures et pièces comptables : une obligation légale (art. 6.1.c et article L123-22 du code de commerce). Ces pièces ne peuvent pas être effacées à la demande.
Inscription au concours cosplay : votre consentement (art. 6.1.a). L'utilisation de votre image fait l'objet d'un consentement séparé.
Accueil des invités : l'exécution des engagements pris avec vous (art. 6.1.b) et, pour la publication de votre présence sur le site, votre accord.
Comptes de l'organisation et journalisation : l'intérêt légitime de l'association à sécuriser son outil de travail (art. 6.1.f).

Qui accède à vos données

Vos données sont accessibles à l'équipe organisatrice de l'association, et seulement au pôle concerné : le pôle bénévoles ne voit pas les dossiers exposants, et réciproquement. Ce cloisonnement est appliqué par la base de données elle-même, et pas seulement par l'interface.

Votre chef ou cheffe de poste, si vous êtes bénévole, ne voit qu'un sous-ensemble limité (prénom, nom, téléphone, jours de présence, éventuel aménagement de mission) : ni votre e-mail, ni votre date de naissance, ni la nature d'une éventuelle contrainte de santé ne lui sont communiqués.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, et à aucun autre :

Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site. Les pages sont servies et exécutées depuis la région de Paris (cdg1).
Supabase, Inc. (États-Unis) : base de données, authentification et stockage des documents, sur une infrastructure Amazon Web Services en région de Paris (eu-west-3).
Plus Five Five, Inc. (Resend, États-Unis) : acheminement des e-mails du site (confirmations, codes de connexion, convocations, factures).
Kodiax (SIREN 892 528 670, France) : développement et maintenance de la plateforme. Les demandes d'assistance ouvertes par l'organisation sont transmises à son outil de suivi ; elles ne contiennent pas de dossier de candidature.

Chacun agit sur nos instructions, dans le cadre d'un accord de traitement, et n'est pas autorisé à utiliser vos données pour son compte.

Hébergement et transferts hors Union européenne

Vos données sont hébergées en France. Le site est servi depuis la région de Paris et la base de données est localisée à Paris (Amazon Web Services, eu-west-3).

Les trois prestataires cités ci-dessus sont toutefois des sociétés américaines, susceptibles d'accéder aux données depuis les États-Unis pour l'exploitation et le support de leurs services. Ces transferts sont encadrés :

Vercel Inc. est certifiée auprès du département du Commerce des États-Unis au titre du cadre de protection des données UE - États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), reconnu adéquat par la Commission européenne.
Supabase, Inc. s'appuie sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
Plus Five Five, Inc. (Resend) est certifiée au titre du cadre de protection des données UE - États-Unis et applique en outre les clauses contractuelles types. À noter : la région d'acheminement de nos e-mails est européenne, mais les journaux d'envoi de ce prestataire sont conservés aux États-Unis.

Aucun transfert n'a lieu vers un autre pays tiers.

Durées de conservation

Contraintes de santé d'un bénévole et coordonnées de son représentant légal : supprimées au plus tard 3 mois après l'édition concernée. Cet effacement est automatique, il ne dépend pas d'une action manuelle.
Justificatifs d'identité des exposants : supprimés au plus tard 3 mois après l'édition concernée, également de façon automatique. L'extrait Kbis, qui est un document public, suit le dossier de candidature.
Dossier de candidature bénévole : 3 ans (référentiel CNIL relatif à la gestion des membres).
Convention de bénévolat signée : 5 ans (prescription civile de droit commun).
Dossier d'un exposant : conservé tant que la structure participe au salon, puis 3 ans après sa dernière participation, afin de pouvoir instruire une nouvelle candidature.
Inscription au concours cosplay : conservée jusqu'à la clôture de l'édition concernée, puis effacée dans l'année.
Factures, règlements et pièces comptables : 10 ans, comme la loi l'impose.
Comptes de l'organisation et journal des actions : conservés tant que la personne exerce une responsabilité dans l'association, et supprimés lorsqu' elle la quitte.
Si vous acceptez d'être recontacté pour les prochaines éditions, vos coordonnées sont conservées à cette seule fin jusqu'à votre désinscription.

Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés de bout en bout (HTTPS). L'accès aux données est filtré au niveau de la base elle-même, par personne et par pôle : une requête qui n'a pas le droit de voir une donnée ne la reçoit pas, même en cas de défaut de l'interface.

Les documents que vous déposez (pièce d'identité, Kbis, autorisation parentale, factures) sont rangés dans des espaces de stockage privés : ils ne portent aucune adresse publique et ne sont consultables que par un lien temporaire, délivré à une personne autorisée. Seules les images destinées au site public (affiche, visuels d'actualités) sont dans un espace public.

La connexion à l'espace d'organisation se fait par code à usage unique : aucun mot de passe n'est conservé.

Cookies

Ce site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social. Le seul cookie utilisé est celui qui vous maintient connecté après une authentification, sur les espaces réservés. Strictement nécessaire au service que vous demandez, il est dispensé de consentement au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés. C'est la raison pour laquelle aucun bandeau ne vous est présenté : il n'y a rien à accepter ou à refuser.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Une fois votre candidature bénévole enregistrée, un lien personnel vous permet de corriger vos informations et de retirer vos consentements directement.

Pour toute autre demande, écrivez à direction@sf-connexion.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois. Certaines données ne peuvent pas être effacées avant leur échéance légale : c'est le cas des factures et des pièces comptables.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (www.cnil.fr).

Dernière mise à jour : 31 août 2026. Voir aussi nos mentions légales.